Planifier et organiser le déménagement de son entreprise

L’organisation du déménagement d’une entreprise est toujours complexe : il faut non seulement assurer le transport des biens entre les anciens et les nouveaux locaux, mais aussi minimiser l’impact sur l’activité afin d’éviter de subir des pertes d’exploitation à cette occasion. Il ne faut pas hésiter à faire une check list pour le déménagement d’entreprise afin que tout se passe bien !

Bien maîtriser le calendrier pour mieux déménager son entreprise

Le premier point à insérer dans sa check list de déménagement d’entreprise, c’est le verrouillage du calendrier. Il convient d’abord de s’assurer de la date de disponibilité effective des nouveaux locaux. Il s’agit de la date d’achèvement des travaux (en cas de construction) ou de mise à disposition des locaux par le bailleur, à laquelle on ajoutera le délai nécessaire aux travaux d’aménagement : il est en effet très rare de pouvoir emménager directement, et en général il faut prévoir de réaliser des travaux pour mettre les locaux en conformité avec ses besoins. Il ne faut pas hésiter, même si cela a un coût, à prendre une marge de sécurité pour ne pas être pris au dépourvu par des retards dans les travaux.

Cette date de disponibilité permettra d’effectuer un planning : il faudra donner un préavis pour la libération des anciens locaux, prévenir les instances du personnel (ou du moins les employés dans le cadre d’une petite structure), préparer le déménagement avec le professionnel choisi, communiquer à sa clientèle plus ou moins en amont, réaliser les formalités administratives, etc.

Planifier le déménagement de son entreprise

Le planning du déménagement d’une entreprise est crucial : le déménagement effectif va se traduire par une impossibilité de travailler pour les salariés durant le temps nécessaire au mouvement des meubles, ordinateurs, machines, etc., et à leur réinstallation dans les nouveaux locaux. Le temps minimal à prévoir est d’une journée, pour un déménagement à courte portée et des locaux de bureau (mobilier et ordinateurs). Il peut être considérablement plus important pour un déménagement à longue portée, ou pour une entreprise industrielle ayant des machines à déplacer.

L’idéal, quand on le peut, est de positionner le déménagement dans une période de faible activité afin de minimiser les pertes d’exploitation associées. Les entreprises ayant une fermeture annuelle ont tout intérêt à positionner leur déménagement durant cette période, les autres peuvent viser des semaines où de nombreux salariés sont en congés, ou opter pour un déménagement le week-end (qui génère un surcoût mais évite de payer ses salariés à ne rien faire).

Prévenir tous ses correspondants et choisir ce que l’on transporte

Il est bien évidemment nécessaire de prévenir toutes les administrations, les clients et les fournisseurs de sa nouvelle adresse. Il faut aussi vérifier les contrats de travail de ses salariés afin de vérifier que ceux-ci sont bien compatibles avec le changement de site ; dans le cas contraire, il faut prévoir une négociation individuelle ou collective.

Le fait de déménager son entreprise est aussi l’occasion, plus encore que pour un particulier, de choisir ce que l’on va transporter : il n’est pas utile par exemple de remplir camions de déménagement et nouveaux locaux avec des documents caducs qu’il n’y pas besoin d’archiver ; il peut être plus intéressant financièrement de se faire livrer un nouveau mobilier plutôt que de transporter un mobilier déjà amorti depuis longtemps et qu’il aurait fallu de toute façon changer un jour ou l’autre.

Le déménagement de son entreprise est un véritable projet, qu’il faut préparer et gérer comme tel pour que tout se passe dans les meilleures conditions…

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